Definizione di database

Per database si intende un insieme di informazioni catalogate e organizzate. Il tipo di database più diffuso è quello relazionale, composto da tabelle che, se poste in relazione tra loro, consentono una gestione complessiva dei dati.

Organizzazione di un database

La tabella di un database è strutturata in righe e colonne: le righe rappresentano i record, mentre le colonne i campi.

Le proprietà di un campo sono costituite dal tipo di dato e dagli attributi del campo.

Definizione di chiave primaria

La chiave primaria è il valore che permette di identificare un record in maniera univoca. Quando si crea una tabella occorre sempre indicare quale campo o combinazioni di campi avranno il ruolo di chiave primaria.

Definizione di indice

Per essere chiave primaria, un campo deve essere associato a un indice, al fine di consentire la ricerca random dei dati. Quando i campi non presentano questa caratteristica, la ricerca è di tipo sequenziale.

Relazioni tra tabelle

Un database relazionale è costituito da un insieme di tabelle legate tra loro da relazioni. Lo scopo delle relazioni consiste nell’evitare di inserire più volte gli stessi dati.

Esistono tre tipi di relazione:

  • uno a uno, cioè a un record corrisponde un solo record;
  • uno a molti, cioè a un record corrispondono più record ma non il contrario;
  • molti a molti, cioè a un record corrispondono più record e viceversa.

Integrità referenziale

Con Microsoft Access è possibile impostare dei controlli durante la registrazione, la cancellazione e l’aggiornamento dei record.

L’insieme dei controlli è chiamato Integrità referenziale.

Aprire e chiudere il programma

Per aprire il programma Microsoft Access bisogna andare su Start, fare un clic sulla voce Tutti i Programmi e di seguito su Microsoft Access.

Per chiudere il programma, basta fare un clic sulla X posta in alto a destra sulla barra del titolo o, in alternativa, andare sul menu File e fare un clic sulla voce Esci.

Aprire un database esistente

Per aprire un database esistente nell’archivio elettronico bisogna andare sul menu File e fare un clic sulla voce Apri. Nella finestra di dialogo è possibile sfogliare la cartella nella quale è contenuto il database.

Per aprirlo, basta selezionarlo e fare un clic sul pulsante Apri.

L’altra procedura utile per aprire un database esistente consiste nel fare un clic sul pulsante Apri posto sulla barra degli strumenti.

Una volta aperto il file, per ingrandire la finestra del database basta fare un clic sul pulsante Ingrandisci posto sulla barra del titolo.

Attraverso la barra oggetti, inoltre, è possibile aprire ogni elemento di cui è composto il database (tabelle, query, maschere e report).

L’altra procedura utile per visualizzare gli oggetti del database consiste nell’andare sul menu Visualizza, selezionare la voce Oggetti database e, dal sottoelenco, scegliere l’elemento che si desidera visualizzare.

Chiudere un database

Per chiudere un database bisogna fare un clic sulla X posta in alto a destra della barra dei menu o, in alternativa, andare sul menu File e selezionare la voce Chiudi.

Modalità di visualizzazione

Ogni oggetto del database può essere visualizzato in diverse modalità.

  • Dopo aver aperto, ad esempio, una tabella, facendo un clic sul menu Visualizza, è possibile scegliere tra le visualizzazioni struttura, foglio dati, tabella pivot o grafico pivot.
  • Dal menu Visualizza, invece, è possibile visualizzare una query in modalità struttura, sql, foglio dati, tabella pivot o grafico pivot.
  • Analogamente una maschera, dal menu Visualizza, può essere rappresentata in modalità struttura, maschera, foglio dati, tabella pivot e grafico pivot.
  • Infine, un report può essere visualizzato in modalità struttura, anteprima di layout o anteprima di stampa.

Barre degli strumenti

È possibile personalizzare la finestra di Access inserendo, modificando o nascondendo le barre degli strumenti.

Dal menu Visualizza, selezionando la voce Barre degli strumenti, è possibile scegliere tra diverse barre:

  • la barra degli strumenti database,
  • il riquadro attività,
  • e la barra degli strumenti web.

Infine, attraverso la voce Personalizza, è possibile inserire o eliminare pulsanti dalle diverse barre.

Guida in linea

A volte mentre si lavora con Access può capitare di aver bisogno di un aiuto. Il programma mette a disposizione una guida in linea attraverso la quale è possibile cercare facilmente le informazioni di cui si ha bisogno. Per aprire la guida, basta fare un clic sul punto interrogativo posto sulla barra dei menu e di seguito su Guida in linea Microsoft Access.

La finestra che compare è suddivisa in tre schede:

  • la scheda sommario, dove gli argomenti sono suddivisi in aree;
  • la scheda ricerca libera, che permette di cercare un argomento inserendo una parola chiave;
  • la scheda indice, un vero e proprio indice di tutti gli argomenti contenuti nella guida in linea.