Sono tenute a realizzare la gestione del protocollo con sistemi informativi automatizzati le pubbliche amministrazioni indicate nell’art. 1, comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e cioé :
le amministrazioni dello Stato
le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo
le regioni, le province, i comuni, le comunità montane
i consorzi e le associazioni dei predetti enti
gli istituti autonomi case popolari
le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e le loro associazioni
gli enti pubblici non economici
gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative
le istituzioni universitarie
le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale
Vantaggi del protocollo informatico
L’introduzione di un sistema di protocollazione informatica consente di:
eliminare i registri cartacei, diminuire gli uffici di protocollo e razionalizzare i flussi documentali
rendere più efficace ed economica l’azione amministrativa
favorire la trasparenza dell’azione amministrativa dei procedimenti
Nell’ambito del progetto, ogni Amministrazione, in base alla propria situazione organizzativa e tecnologica, dovrà valutare la convenienza ad adottare una soluzione in “house”, cioé con prodotti di mercato, o in ASP (Application Service Provider) quando le infrastrutture tecnologiche di erogazione risiedono presso un fornitore esterno che, attraverso connessioni in rete protette, fornisce servizi di carattere applicativo agli utenti finali con livelli di servizio contrattualizzati.
Funzionalità minime e aggiuntive
Le Amministrazioni devono garantire, nei termini di legge, la realizzazione di un sistema di protocollo informatico che comprenda almeno le cosiddette funzionalità minime:
la certificazione della corrispondenza in ingresso ed in uscita
l'adozione di un titolario di classificazione dei documenti protocollati a seconda dell’argomento cui essi fanno riferimento.
Relativamente alla funzionalità aggiuntive consistono nella:
automazione dei procedimenti amministrativi intra-ammistrazione o tra AOO diverse
reingegnerizzazione dei processi di lavorazione dei documenti
riorganizzazione delle diverse sezioni dell’archivio
Come realizzazre il progetto
Per facilitare l’introduzione di un sistema di protocollazione informatica e gestione documentale in quelle amministrazioni che non hanno ancora adottato il sistema in parola, nonché per favorire il completamento e la razionalizzazione delle attività da parte di quelle amministrazioni che hanno già avviato progetti finalizzati alla implementazione del sistema, di seguito viene riportata la sintesi del processo (articolato in fasi) di attivazione di un sistema di protocollazione informatica e gestione documentale.
Fase
Sottofase
1. Preparazione
a) sensibilizzazione b) piano operativo c) atti preparatori d) programmazione
2. Riprogettazione del sistema documentale
e) rilevazione stato attuale f) analisi g) riorganizzazione del processo h) decisioni
3. Realizzazione del sistema documentale
i) studio di fattibilità j) capitolato e documenti di gara k) realizzazione, installazione e collaudo dell'applicazione software l) diffusione sull'intera unità organizzativa
4. Azioni post progetto del sistema documentale
m) test sull'unità pilota e feedback n) rilevazione di eventuali scostamenti ed individuazione delle aree di miglioramento o) manutenzione e gestione
Cosa offre il CNIPA
L’approccio del CNIPA sul tema della protocollazione informatica, della gestione documentale ed archivistica è quello di:
proporre alle funzioni competenti l’emanazione delle norme, lasciando alla autonomia di ciascuna amministrazione tutti gli aspetti relativi al miglioramento della propria efficienza interna;
svolgere un ruolo di sussidiarietà nei confronti delle amministrazioni;
favorire il riuso di applicativi utilizzati da altre amministrazioni;
proporre e coordinare le iniziative delle amministrazioni allo scopo di economicizzare le stesse e favorirne il reimpiego in altre realtà.
Domande frequenti
Le domande frequenti riguardano gli aspetti generali del protocollo informatico, gli aspetti organizzativi, la classificazione e la fascicolazione.
