Il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico deve essere predisposto dalle amministrazioni. All’interno del manuale devono essere riportati:

a) la pianificazione;
b) il piano di sicurezza dei documenti informatici;
c) le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti;
d) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni;
e) l’indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti;
f) l’indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo;
g) l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo;
h) l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare;
i) il sistema di classificazione;
j) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico;
k) la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico;
l) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali;
m) le modalità di utilizzo del registro di emergenza.
 

Il Centro di competenza sul protocollo informatico e la gestione elettronica dei documenti del CNIPA ha ultimato la redazione del modello di riferimento del Manuale di gestione utile a tutte le amministrazioni che realizzano progetti di gestione elettronica dei documenti. Tale documento fornisce alcune indicazioni operative per la stesura del Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell’Archivio che le Pubbliche Amministrazioni, sono chiamate a predisporre ai sensi dell’art. 3, comma c) del DPCM 31 ottobre 2000 con le modalità riportate nel successivo art.5.
"i Quaderni" n. 21 (febbraio 2006)