Le norme dedicate alla trasformazione dei sistemi documentari pubblici emanate negli ultimi anni tendono alla completa automatizzazione delle procedure attraverso strumenti quali il protocollo informatico, i sistemi di classificazione e di fascicolazione elettronica, il trasferimento su supporto digitale della documentazione cartacea, la formazione dei documenti in formato elettronico.
Il quadro legislativo attuale e lo stato dell’arte di una tecnologia ormai ampiamente collaudata consentono una piena validità giuridica e una buona affidabilità tecnica dei processi di digitalizzazione. Il distacco dalla carta, oltre a richiedere il superamento delle resistenze culturali e psicologiche certamente esistenti attraverso la formazione specifica dei singoli coinvolti, necessita di una riprogettazione dei processi amministrativi, sia in ambito pubblico che privato, con l’utilizzo diffuso dei nuovi strumenti abilitanti: firma digitale, validazione temporale, posta elettronica certificata, ecc..
L’ufficio, quindi, fornisce costantemente consulenza ad Amministrazioni ed altri organismi pubblici e privati in merito alle nuove possibilità offerte dalle tecnologie in relazione alle recenti disposizioni di legge che, per una loro corretta applicazione, richiedono l’analisi integrata degli aspetti tecnologici, giuridici e fiscali.
Inoltre, collabora fattivamente con le diverse Amministrazioni nell’elaborazione e rivisitazione delle norme di settore al fine di armonizzarle con l’innovato quadro normativo di riferimento per adeguarle alle specifiche esigenze di rinnovamento tecnologico curando, in particolar modo, l’esame degli aspetti connessi ad eventuali complessità applicative.
Nel 2004 un apposito Gruppo di Lavoro interministeriale costituito presso il CNIPA, al quale hanno partecipato rappresentanti di quasi tutte le pubbliche amministrazioni centrali e di associazioni ed organizzazioni interessate alla tematica, ha effettuato una serie di audizioni e ha prodotto, attraverso il lavoro di tavoli tecnici tematici, documenti di sintesi che forniscono un quadro sufficientemente esaustivo dello stato dell’arte in materia offrendo, altresì, spunti di riflessione utili ad individuare criteri e modalità tecniche per la conservazione digitale dei documenti amministrativi garantendone l’integrità, la conformità, la provenienza e la consultabilità nel tempo.
L’ufficio è, altresì, impegnato nell’ambito di vari gruppi di lavoro nazionali e internazionali quali:
il Gruppo di Lavoro inerente la conservazione permanente delle Gazzette Ufficiali Europee istituito nell’ambito dell’European Forum of Official Gazettes;
il Gruppo di Lavoro scientifico che si occupa del progetto “Sperimentazioni di soluzioni tecnologiche ed organizzative per l’informatizzazione dei Registri comunali di Stato Civile” istituito dall’Università Tor Vergata di ROMA;
il Gruppo di lavoro presso la SSPA per la definizione di metodologie e standard per la formazione ed il trattamento dei fascicoli informatici utilizzati dalle amministrazioni pubbliche nell’espletamento dei procedimenti amministrativi gestiti con procedure automatizzate;
il Gruppo di Lavoro inerente la gestione e la conservazione della documentazione bancaria istituito dall’ABI con la partecipazione di rappresentanti della Banca d’Italia, della Soprintendenza dei Beni Culturali e dei maggiori gruppi bancari italiani.
